Le transfert de siège social est une démarche courante dans la vie d’une entreprise. Que ce soit pour des raisons stratégiques, logistiques ou fiscales, ce changement nécessite une série de formalités légales strictes à respecter. Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour réaliser correctement un transfert de siège social en Belgique.
Qu’est-ce qu’un transfert de siège social ?
Le siège social est l’adresse juridique officielle d’une entreprise. Il figure dans les statuts et détermine la compétence territoriale du tribunal, de l’administration fiscale, et d’autres instances.
Changer le siège social, c’est donc modifier les statuts de la société, ce qui implique :
une décision officielle des organes compétents (assemblée générale ou gérant, selon les cas),
une mise à jour des données à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE),
une publication au Moniteur belge.
Quelles sont les étapes à suivre ?
Voici les 5 étapes clés pour transférer un siège social de manière conforme :
1. Vérifier les statuts
Avant toute décision, il faut vérifier :
qui est compétent pour décider du transfert (gérant ou assemblée générale),
s’il y a des clauses spécifiques dans les statuts.
2. Prendre la décision
Si le transfert a lieu dans la même commune : souvent, une décision du gérant suffit.
Si le transfert se fait vers une autre commune : une assemblée générale extraordinaire (AGE) est nécessaire.
Un procès-verbal (PV) doit être rédigé pour acter la décision.
3. Adapter les statuts
Lorsqu’un changement de commune est décidé, il faut modifier l’article des statuts relatif au siège social. Cette modification doit être formellement actée dans le PV.
4. Déposer au greffe
Le PV, les statuts coordonnés (le cas échéant) et le formulaire requis doivent être transmis au greffe du tribunal de l’entreprise dans les 30 jours.
5. Publication au Moniteur belge
Le greffe transmet les documents pour publication au Moniteur belge. L’entreprise est officiellement enregistrée à sa nouvelle adresse après cette publication.
Erreurs fréquentes à éviter
Oublier de vérifier les statuts avant de prendre la décision.
Ne pas adapter les statuts en cas de changement de commune.
Ne pas respecter les délais légaux (30 jours pour le dépôt).
Omettre la publication au Moniteur belge.
Documents nécessaires
PV de décision (signé)
Statuts mis à jour (si changement de commune)
Formulaire I (modification)
Procuration ou mandat éventuel
