De overdracht van de maatschappelijke zetel is een veelvoorkomende stap in het leven van een onderneming. Of het nu om strategische, logistieke of fiscale redenen is, deze wijziging vereist een reeks strikte wettelijke formaliteiten. In dit artikel begeleiden we u stap voor stap om een overdracht van de maatschappelijke zetel in België correct uit te voeren.

Wat is een overdracht van de maatschappelijke zetel?
De maatschappelijke zetel is het officiële juridische adres van een onderneming. Hij staat vermeld in de statuten en bepaalt de territoriale bevoegdheid van de rechtbank, de fiscus en andere instanties.
De maatschappelijke zetel wijzigen betekent dus dat de statuten van de vennootschap moeten worden aangepast, wat inhoudt:
een officiële beslissing van de bevoegde organen (algemene vergadering of zaakvoerder, afhankelijk van het geval),
une mise à jour des données à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE),
une publication au Moniteur belge.

Welke stappen moeten worden gevolgd?

Hier zijn de 5 belangrijkste stappen om een maatschappelijke zetel conform over te dragen:

1. De statuten controleren
Voor elke beslissing moet worden nagegaan:
wie bevoegd is om over de overdracht te beslissen (zaakvoerder of algemene vergadering),
of er specifieke clausules in de statuten staan.

2. De beslissing nemen
Bij een verhuis binnen dezelfde gemeente: vaak volstaat een beslissing van de zaakvoerder.
Bij een verhuis naar een andere gemeente: is een buitengewone algemene vergadering (BAV) vereist.
Een proces-verbaal (PV) moet worden opgesteld om de beslissing vast te leggen.

3. De statuten aanpassen
Wanneer een gemeente­wijziging plaatsvindt, moet het artikel van de statuten over de maatschappelijke zetel worden aangepast. Deze wijziging moet formeel worden opgenomen in het PV.

4. Neerlegging bij de griffie
Het proces-verbaal, de gecoördineerde statuten (indien van toepassing) en het vereiste formulier moeten binnen 30 dagen worden ingediend bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.

5. Publicatie in het Belgisch Staatsblad
De griffie bezorgt de documenten voor publicatie aan het Belgisch Staatsblad. De onderneming is officieel ingeschreven op het nieuwe adres na deze publicatie.

Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden
Vergeten om de statuten te controleren vóór de beslissing.

De statuten niet aanpassen bij een wijziging van gemeente.
De wettelijke termijnen niet naleven (30 dagen voor neerlegging).
De publicatie in het Belgisch Staatsblad vergeten.
Vereiste documenten
Ondertekend PV van de beslissing
Bijgewerkte statuten (bij wijziging van gemeente)
Formulier I (wijziging)
Eventuele volmacht of mandaat