Administratieve documenten bevatten vaak dure fouten: onjuiste datums, onvolledige clausules, verkeerde ontvangers… Deze onvolkomenheden kunnen leiden tot vertragingen, geschillen of zelfs sancties.
1. De typische fouten
Onder de meest voorkomende fouten:
- typefouten;
- inconsistenties tussen verschillende secties;
- fouten in de persoonsgegevens;
- vergeten bijlagen;
- het gebruik van verouderde documentversies.
2. Waarom ontstaan deze fouten?
Vaak moeten teams een groot aantal administratieve taken beheren.
Het risico op fouten neemt dan automatisch toe.
3. De oplossingen
Om de risico’s te beperken:
- gebruikmaken van geautomatiseerde sjablonen;
- geautomatiseerde interne controles integreren;
- de documentversies centraliseren;
- de wettelijke informatie regelmatig bijwerken.
4. Het belang van automatisering
Een geautomatiseerde generatiesysteem maakt het mogelijk om het merendeel van menselijke fouten te elimineren, doordat de juiste gegevens rechtstreeks in een vooraf opgebouwd en beveiligd sjabloon worden geïntegreerd.
