De maatschappelijke zetel van een vennootschap verplaatsen is een van de meest voorkomende — en eenvoudigste — formaliteiten, op voorwaarde dat u de juiste stappen volgt. Zo verplaatst u de zetel van een BV in België, in de meeste gevallen zonder notaris.
Is een notaris nodig?
Sinds het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) staat het precieze zeteladres doorgaans niet meer in de statuten: die vermelden vaak enkel het Gewest. Als uw statuten de bevoegdheid delegeren aan het bestuursorgaan, kan de verplaatsing worden beslist door een eenvoudige beslissing van dat orgaan, zonder notariële akte. Een zetelverplaatsing van een BV is dus meestal een onderhandse akte.
Let op: als de verplaatsing een wijziging van taalgebied inhoudt, of als uw statuten de algemene vergadering vereisen, kan de procedure verschillen. Controleer altijd uw statuten.
De stappen van de zetelverplaatsing
- Beslissing van het bevoegde orgaan (bestuursorgaan of algemene vergadering), vastgelegd in notulen.
- Opstellen van de publicatietekst (Luik B van Formulier I) met het nieuwe adres en de datum van inwerkingtreding.
- Invullen van de officiële neerleggingsformulieren (Formulieren I en II).
- Identiteitsattest van de neerlegger en kopieën van de identiteitsbewijzen.
- Neerlegging van het dossier bij de bevoegde griffie van de ondernemingsrechtbank.
- Publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
Waar het dossier neerleggen?
Het dossier wordt neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Voor een zetelverplaatsing ontvangt in principe de griffie van de oude zetel het dossier. Formulier I – Luik B moet in meerdere exemplaren worden aangeleverd; voeg een kopie van de akte toe voor het dossier.
Termijnen en kosten
De publicatiekosten van het Belgisch Staatsblad worden door de overheid vastgelegd en apart betaald, vóór de neerlegging (betaling is niet mogelijk bij de griffie). De publicatie verschijnt doorgaans een tiental werkdagen na de neerlegging. De kostprijs hangt af van het type akte en wordt jaarlijks herzien.
Hoe Legakte de zetelverplaatsing vereenvoudigt
Met Legakte begint alles bij het ondernemingsnummer: de officiële gegevens worden automatisch ingevuld. U geeft het nieuwe adres en de datum op, de identiteitskaart van de ondertekenaar wordt automatisch gelezen, en het platform genereert het volledige dossier — Luik B, neerleggingsformulieren, notulen, identiteitsattest en neerleggingsprocedure — klaar om te tekenen en neer te leggen. In enkele minuten, zonder iets te herformatteren.